《办公自动化系统》技术需求文档14篇(全文)
《办公自动化系统》技术需求文档（精选14篇）
《办公自动化系统》技术需求文档 第1篇
《办公自动化系统》技术需求文档
办公自动化系统可以加大提高办公效率，使得实际业务通过网络流转，并适用于通用性、灵活性、保密性和标准化等各项原则，现将各项技术要求列举如下：
1、系统可以整合到其他应用系统或平台，进行门户统一管理，实现无缝对接。
2、工作流管理体系，用户可以自定制自己需要的业务流程和业务OFFICE 文档模板。
3、可实现严格的工作流程跟踪、监控和催办。有信息提醒功能。
4、用户权限管理可以分项分类到各项工作，并可以指定权限到分组或者单个用户。
5、用户可以任意定制私人桌面模块。
6、可以自定义报表
7、文档流转过程痕迹保留、留痕查看、手写批注、电子印章。
8、可以支持手机短信平台、移动办公。
9、可以有内部消息的发送传递。
10、文件编辑时具有缓存和定时保存功能,避免因为断网等故障的出现造成录入数据的丢失。
11、可以实现IP地址使用限制管理。
12、发布环境最好采用TomCat，数据库平台可任意选择。
13、提供数据库数据备份功能。
服务要求：本系统自完成系统安装及培训并经采购方验收合格之日起，乙方免费质保一年。
《办公自动化系统》技术需求文档 第2篇
办公自动化系统中缓存技术的使用
作者：王姝
来源：《数字技术与应用》2012年第12期
摘要：由于办公自动化系统的应用人数较多，对数据的检索也比较频繁，因此，这就要求系统要有一个强大的缓存功能。ASP.NET 2.0新增以SqlCacheDependency类为核心的SQL数据缓存依赖功能。这项技术的使用可以保证数据的查询速度及数据查询的准确性。关键词：缓存技术办公自动化 ASP.NET 2.0
中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2012）12-0064-011、ASP.NET 2.0缓存机制
办公自动化系统是由Web应用程序来实现的。整个系统中的数据全部存放在SQL数据库中，那么，当很多人在同时进行数据的查询时，要想提高数据查询的速度及准确性，就要改善Web应用程序的性能。可以为办公自动化系统增加缓存功能来实现。从数据库中进行数据的检索查询，是用户使用最多的操作，但是，Web应用程序的执行包括很多道程序，要先通过Web服务器，还要再通过数据库的服务器来执行，因此，其执行速度可想而知，成为了限制系统使用的一个瓶颈问题。这个问题在用户数量较多是，显得尤为严重与突出。
针对这个问题，可以转换一下思维方式。那就是将数据库中的数据先缓存于内存中，或者是相当于内存的其他存储器上，无论用户访问哪一个页面，都可以随心的访问数据库，这种提前将数据库的数据存于缓存中的办法，与用户在访问数据时将数据调入内存这种传统方式相比，很明显，前一种节省了更多用户的等待时间。这样就提高了系统数据有关功能的执行速度。
办公自动化系统中缓存技术的使用 第3篇
办公自动化系统是由Web应用程序来实现的。整个系统中的数据全部存放在SQL数据库中, 那么, 当很多人在同时进行数据的查询时, 要想提高数据查询的速度及准确性, 就要改善Web应用程序的性能。可以为办公自动化系统增加缓存功能来实现。从数据库中进行数据的检索查询, 是用户使用最多的操作, 但是, Web应用程序的执行包括很多道程序, 要先通过Web服务器, 还要再通过数据库的服务器来执行, 因此, 其执行速度可想而知, 成为了限制系统使用的一个瓶颈问题。这个问题在用户数量较多是, 显得尤为严重与突出。
针对这个问题, 可以转换一下思维方式。那就是将数据库中的数据先缓存于内存中, 或者是相当于内存的其他存储器上, 无论用户访问哪一个页面, 都可以随心的访问数据库, 这种提前将数据库的数据存于缓存中的办法, 与用户在访问数据时将数据调入内存这种传统方式相比, 很明显, 前一种节省了更多用户的等待时间。这样就提高了系统数据有关功能的执行速度。
利用这种缓存技术的确是克服了系统的执行速度这个难题, 但是另一个难题又出现了。由于数据会在用户访问前, 先将数据库内的信息缓存入内存中, 当用户访问数据时, 是访问前已经存在于内存中的数据, 那么, 如果数据在存入缓存之后, 用户访问之前这个时间段发生了改变, 用户访问时所查看到的数据就是过期的、准确性差的数据了。办公自动化系统虽然对实时数据的要求并不高, 但这并不能成为可以忽略这个缓存弊端的理由。ASP.NET技术的发展发现了这个问题, 并在新的版本中利用以SqlCacheDependency类为核心的SQL数据缓存依赖功能。SqlCacheDependency类的功能就是在系统运行的过程中监视数据库中数据的变化, 保证用户所访问的数据是实时的、准确的。
2、数据缓存依赖的使用
第一步, 要向数据库中增添polling基础构造
其操作步骤如下:
上面这几部是将Asp Net_Sql Cache Tables For Change Notification表添加到了数据库中, 增加了存储过程, 为每一个被依赖的表增加一个触发器。
第二步, polling服务设置
可以利用Web.config文件实现对polling服务的设置, 可以在里面指定选用的数据库及检测频率。
第三步, 声明SQL Cache Dependencies
利用声明方式来实现用户在访问数据时其显示信息中对SQL依赖缓存的应用。
使用ASP.NET 2.0缓存机制, 并使用机制提供了依赖技术, 不但可以实现办公自动化系统执行的高效率性, 还可以使系统的操作更加简易, 十分便捷, 从整体上提高了系统的性能。
摘要：由于办公自动化系统的应用人数较多, 对数据的检索也比较频繁, 因此, 这就要求系统要有一个强大的缓存功能。ASP.NET 2.0新增以SqlCacheDependency类为核心的SQL数据缓存依赖功能。这项技术的使用可以保证数据的查询速度及数据查询的准确性。
关键词：缓存技术办公自动化,ASP.NET 2.0
参考文献
[1]董大伟.ASP.NET与AJAX深度剖析范例集[M].北京:中国青年出版社, 2007, 470-491.
[2]李玉林/王岩.ASP.NET2.0网络编程从入门到精通[M].北京:清华大学出版社, 2006, 227-256.
[3]ASP.NET2.0揭密, http://www.njpro.cn/Forums/thread/38876.aspx[EB/OL].
《办公自动化系统》技术需求文档 第4篇
关键词：高校办公自动化.NET技术
0引言
在网络化和电子化日益普及的新形势下，高校的行政管理迫切希望把繁琐复杂的业务流程，转化为计算机应用，来实现随时沟通、共享信息。以及解决传送报批过程中的效率低下问题。校园网络办公系统不仅有助于学校简化行政工作量，扩大办学规模，转变职能，深化改革，提高办事效率和工作质量，降低办公成本，而且使管理与教学更加规范化，促进校务公开，帮助学校实现更远的目标。
1系统需求设计
针对目前学校日常办公的需要，系统主要目标是实现一个集成的协同办公环境，让使用人员能够利用网络实现协同工作和知识管理。在设计系统时，主要考虑以下几个方面的问题：1实现网络化无纸办公和信息的实时通讯，真正做到随时随地的办公：2将数据、信息数据化，用数据库技术将所有的数据和信息统一管理，便于对数据进行处理和分析；3系统安全性考虑。防止因病毒或网络攻击而造成的数据丢失；4系统设计人性化，从界面设计和功能设计上都充分考虑使用者的操作，避免因设计不当而造成使用者对系统的抵触：5系统底层设计考虑充分，为后期维护和增加新功能打好基础。
2系统设计
2.1平台选择系统采用三层结构。包括了客户端、中间层和数据层三个部分。客户端可以是传统的必须在用户计算机上实现本地安装和维护的应用程序，也可以是当前应用最为广泛的网页浏览器。本系统使用浏览器作为客户端，我们就把这样的三层结构称为“基于B／s(Browser／Server，简称B／S)模式的三层体系结构”，使用浏览器作为客户端的最大好处是能真正实现客户端的零安装和零维护。
开发环境采用基于Net框架的C#语言和SQL2000数据库。.Net平台提供了企业级应用框架标准，为搭建具有可伸缩性，灵活性、易维护性的OA系统提供了很好的机制。它可以实现跨平台应用开发，支持控件动态绑定，便于和SQL Server、ORACLE等大型关系数据库进行连接，适合分布式信息系统的开发。
2.2系统模块设计根据实际日常办公需要，在充分对工作流程和需求進行了解后，将系统功能划分成多个模块，功能涵盖内部电子邮件、站内短信息、公告通知、日程安排、工作日志、通讯录、考勤管理、工作计划、网络硬盘、工作流、讨论区、投票、聊天室、文件柜、人事档案、工资管理、人员考核、办公用品、会议管理、车辆管理、图书管理电话区号查询、邮政编码查询、法律法规查询、万年历、世界时间等数十个极具价值的功能。系统模块设计图如图一：
2.2.1公文模块实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个部门都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作。通过实现工作流程的自动化，达到可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率的目的。
2.2.2信息模块建立信息发布平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，包括电子公告、电子论坛、使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在内部教师之间得到广泛的传播，使教师能够了解单位的发展动态。同时，建立内部协作机制，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。
2.2.3资源模块实现知识管理。使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。为建立学习型组织打下基础。
2.2.4辅助模块指实现会议管理、经费管理、物品管理等日常事务自动化管理。
3结束语
办公自动化化建设是高等学校建设的重要部分，是一项基础性、长期性和经常性的工作，其建设和应用不仅是提高学校管理效率的重要途径，而且是章显学校现代化水平的标志之一。
《办公自动化系统》技术需求文档 第5篇
一、建设原则及主要目标
广州地税办公自动化系统（以下简称OA系统）从2000年开始在全系统中推广使用，该OA系统包含了：个人事务、公文管理、档案管理、处室资料、信访管理、机关事务、电子邮件等功能模块，功能已经比较完备。
从使用情况上可以看出，由于Lotus Notes开发平台本身的原因，随着时间的推移，系统中数据越来越多，造成了系统运行速度越来越慢。特别是在进行数据检索时更加明显。随着对信息化建设要求的不断提高和使用者水平的不断提升，对OA系统本身的功能以及处理方式提出了进一步优化的需求，迫切需要对现有的OA系统进行技术架构上的升级改造。
本次OA系统升级的目标：
1、系统架构模式的转换：现有的OA系统架构模式仍是传统的服务器/客户端(C/S)模式，为了能够实现移动办公、与其他应用系统的信息共享及实现用户的统一登录，必须把当前C/S模式的OA系统转换成浏览器/服务器(B/S)的模式。
2、公文流转的集中处理：改变现有不同基层单位跨服务器进行公文流转处理的模式，实现市局和各基层单位公文流转的集中处理。
3、系统安全性：除了对OA系统使用基本安全进行加强以外，必须考虑B/S应用模式后系统抵御攻击的能力(包括抵御各种试图非法利用和破坏信息资源的攻击)，保证系统中存储或传输的数据不被窃取和破坏。
4、信息整合：现在OA系统基本上与其他应用系统没有任何信息的共享，这就造成了不能在统一直观的用户界面看到其他系统的信息，因此需要实现OA系统与其他应用系统的信息整合，以提高用户对系统中信息的利用率。
5、统一登录：与其他相关系统的统一登录。
二、总体技术需求
（一）总体概述
OA系统是广州地税内网平台上最重要、最核心的系统，不仅要符合自身的发展需要，还应具备整合政务内网平台上其它系统的能力，同时也应考虑同政务外网平台上其它系统之间能够进行安全的数据隔离和交换。OA系统必须遵循实用性、安全性、可靠性、先进性、可扩展性、易维护性和开放性的要求。
（二）体系架构需求
1、服务器端操作系统：支持Window、Linux、Unix和HP、IBM、Sun等小型机的操作系统。
2、体系架构：必须采用满足J2EE规范的分布式多层系统架构，并制定了完善的接口规范和开发标准，可以平滑构建负载均衡和集群服务，能够很好地满足系统将来的扩充需要。
3、应用服务器：必须严格遵循J2EE规范和标准，能够提供消息服务、事务处理、组件、负载均衡、安全性、应用支持等方面强大的功能，将采用Weblogic作为应用服务器。
4、数据库：采用Oracle数据库软件。
（三）主要技术需求
1、功能模块：所有模块在逻辑上是独立的，彼此有接口又相互独立，各个功能模块可拆分、可自定义选择，并能支持将来各模块功能的单独扩展和定制。
2、公文管理：必须有完善和成熟的工作流支持。
3、文档格式：必须满足XML标准，能与MS Office、WPS Office、PDF、TIF扫描图片等文件格式进行无缝集成。
4、能够方便进行业务代码、数据格式、接口转换。
（四）辅助及扩展技术需求
能够为远程办公、移动办公、短信平台等系统提供接口。
（五）数据管理需求
主要包括存储、备份、恢复、安全隔离和交换等方面，具体有：
1、所有数据必须在集中的数据库服务器上进行统一管理；
2、能够方便的导出所需数据；
3、OA系统采用双机热备模式，若OA主机发生任何故障，OA从机能够立即接管OA主机全部工作。
三、主要功能模块需求
OA系统中所有的功能模块必须基于统一的应用支撑平台开发。OA系统必须同身份认证软硬件、高速扫描软硬件等进行完美结合，必须能为其它待添加的系统(如其他业务系统、档案管理系统)和扩展功能(如电子签名等)留有良好接口。
（一）公文流转
公文流转是OA系统中所有功能模块的核心部分，必须要有政府行业的完善、灵活、成熟、强大且完全自主产权的流转引擎。主要包括成熟的流程建模、流程引擎、流程监控、流程实例库及流程权限角色控制库，能提供督查、督办、查询、统计等功能。对现有收、发文的审批流转模块进行改造，升级改造必须涵盖现有OA系统公文流转模块的所有功能，即升级改造后的审批流转模块必须要实现原系统的所有功能。
公文流转功能包括如下几方面：
1、系统提供工作流自定义功能：用户可以根据实际需要制定出相应的流程，而且当实际情况发生变化时可以由系统管理员随时进行更改；
2、提供图形化的流程设置并可进行多条件逻辑分支流程处理；
3、可以自定义文件模板，例如红头文件模板；
4、提供基于用户角色个性化定制功能，将用户各自关心的内容、复杂的流程、资源集中到一处，方便用户操作；
5、提供流程的实时监控及统计。依权限有关人员可以查看公文流转过程中的状况，如流转意见和流转记录等；
6、可以保留公文在流转过程的所有修改痕迹。修改的痕迹都可以清晰地、对比地显示不同修改人所作的修改；
7、提供公文的并发处理功能，同一公文可以向不同人员、不同的处理环节同时发送；
8、提供自由发送处理功能，可对现有流程之外的特殊情况的公文进行的办理进行特殊处理，并且可以对自由发送功能所使用的权限进行设置；
9、提供公文回收功能，用户可对误操作的公文通过回收进行修改，增强系统的容错、排错能力，同时需要系统管理员(或有权限的人员)提供功能更加强大的流程实施处理，可以让系统管理员根据实际情况对正在流转的公文进行人工干预、跳转、调整流程流向，以使公文得到及时正确的处理；
10、提供个人所有待办事务、待办公文的实时提醒功能；
11、提供常用词语功能，用户对一些常用办理、批示意见进行设置后，便可在办理公文时自由调用；
12、公文在流转系统流转完毕后可自动归入档案系统内。公文流转结束后即可自动或手动地归入档案库或者部门资料库，并且保持公文原有的笔迹、办理意见等记录信息；
13、提供办文环节中的时限设置，方便督办、查办；
14、提供强大的公文查询统计功能，可根据针对公文类别进行归类、分类或字段、时间、关键字等查询统计，同时支持对公文的全文检索。
（二）必须实现与现有OA系统中百成电子印章系统的整合。
（三）公文查询统计
能够对收文(办文、阅文)、发文按日期、类型、关键词等形式查询，能够按待归 4 档公文、已归档公文、已发公文、待办公文、已办公文等形式查询，能够按权限分级查询等。查询结果能够导出到Excel和报表打印。对文件办理情况可以进行统计（包含各单位收发文统计报表、部门、个人实时或某期间待办、在办、已办文件情况的统计、查询、各类文件办理所需时间、各部门制发文件情况、领导批示信息的收集汇总等）。
（四）档案管理
能够与广州地税现有档案管理系统实现对接，或提出资源整合解决方案。对已归档未整理的文件可实施还原到流转库的操作。
提供已归档文件的整理功能。通过对文件的档案要素进行判断选择后，文件自动进入指定的目录本，实现文件随办结随归档。
对已进入目录本的文件可实施整理逆操作（还原操作），将文件还原至待整理状态；可根据需要调整文件在目录本内的排序。
可自定义文件、档案管理权限、角色。
可自定义档案著录项目、档案分类类目（多级分类）。
（五）个人事务
主要功能是为个人建立一个相对独立的工作环境，包括主要的日常个人办公的内容。
1、待办事宜：待阅重要信息、待处理公文、待审批事务、待归档档案等都将统一显示在待办事宜页面中，并显示当前用户需要办理的环节信息，对快到时限但未办理或已超时限的事宜应以不同颜色标识给予提示。在用户打开相应的办理文件时，必须在公文表单上清晰的显示待办文件、发送人及发送时间等信息。
2、个性化设置：用户可以根据自己的需要和实际情况更改系统界面方案，设计出个性化特色页面，可定制的内容包括模块标题、页面颜色、栏目数量和内容等。
3、个人文档资料的管理：包括个人基本资料、密码的管理、个人通讯录等。
（六）公共信息管理
主要功能是建立一个共享界面，包括规章制度、电子公告、局通讯录等功能。
1、规章制度：能够按标题、部门、类别进行查询。
2、电子公告：设权限发布、修改、删除公告。
3、局通讯录：能够提供处室分类、姓名、职务、电话、手机等查询功能。
4、其它公共信息的发布查询。
（七）系统管理
提供广州地税OA系统管理员的专用区域，主要包括用户管理，部门设置，模块参数设置和日志管理等。
1、用户管理：能够对用户的基本信息和权限进行管理，包括添加、修改、删除等功能。
2、部门设定：设定广州地税的树状组织结构，部门名称等，设定部门岗位，支持一人多岗的设置。
3、模块参数设置：能够对系统中工作流、表单自定义、角色、参数等进行设置。
4、日志记录：记录系统运行中发生的异常情况和用户登录系统操作情况，方便管理员管理维护系统。
四、售后服务
《办公自动化系统》技术需求文档 第6篇
2012年2月24号中午一点，我校计算机协会在A广场举办了“办公自动化项目启动仪式”出席本次开班仪式的有计算机协会副会长张帅、办公室主任申欢欢、宣传部部长李倩倩、学习部部长陈帅、120科技部部长明少辉、外联部部长石营、开班仪式由计算机协会副会长张帅主持召开。
会议中，张帅指出启动办公自动化项目是我协会信息化管理的重大举措，是信息化建设发展的必然趋势，各部门应高度重视，上传下达，全体员工积极配合；通过OA系统的实施，将先进的管理思想与成熟的软件技术融为一体，进一步加强流程管理、标准化管理；运用现代信息技术平台来实现资源共享、快速查询、办公协作等需求。
办公自动化项目工作组启动运行办公自动化系统，是贯彻落实胡锦涛总书记关于“数字中国”要求的具体行动，是公司精细化管理工
作的重要组成部分。推行办公自动化，既是一次观念的转变，也是一次工作方式的革命。各部门一定要充分认识加强办公自动化系统建设与应用的重要性和紧迫性，从组织、人员、资金、技术等各方面给予充分保障，确保办公自动化的顺利运行。传统的收文、发文、签发、验印、批阅、公告、会议方式将立即停止，实现无纸化办公。公司内部的公文传送等工作将在网上进行，缩短信息传递时间，有力地提高。会上还提到了培训课程和培训时间，培训班将在2月29左右开始正式上课，总课程分为24课时，时间都是在晚自习放学9：00开始上课，上课的具体教室和培训老师会在上课前通过校学生会下发到各班级，培训班是为全校学生服务的，每一位学员都有参加的机会，如有学生想参加培训请在班级内报名，并按时间参加培训。
《办公自动化系统》技术需求文档 第7篇
现代的观念认为：办公实际上是在人与人、人与部门、部门与部门之间，实现信息的共享、交换、组织分类、传递及处理而进行的各种活动的协调，从而达到企业整体目标的过程。随着社会的进步和现代科学技术的发展，信息量日益增加，在这种情况下，机关办公要想得到好的整体效果其难度日益增加［1］。造成这种困难的原因主要有：一是要处理信息的巨量化；二是难以表述这些巨量化信息变化的快节奏；三是在这种形势下还要求更高的处理速度，有时甚至要求“即时”处理；四是各工作岗位及工作部门之间信息交接量与交接速度的上升；五是部门之间随着外部环境的变化而使得工作流程发生变化。这就对现代OA系统提出了更高的要求，要求人们通过理论研究和技术手段，不断改进OA系统，依次来提高机关办公的整体效果，并使得现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共享、交换、组织、传递、监控功能，从而提高政府的管理、决策水平和手段，规范并大力提高政府部门整体运作的自动化程度和信息化程度。
本文对OA系统的工作流模型进行了研究，对批文工作流程进行Petri网分析，同时结合Web技术研究OA的B／S结构，将研究结果运用于OA系统的开发和解决上述问题。实例证明该模型是可行的。OA系统工作流模型
工作流是指整体或部分的业务过程在计算机支持下的全自动或半自动化，它由一系列趋同于同一目标的活动组成，并与工作流执行者（人、应用）交互，推进工作流实例的执行，同时监控工作流的运行状态。工作流管理（WorkflowManagement）是工作流中活动的协商、控制和通信。工作流管理系统（WorkflowManagementSystem，WFMS）是管理工作流流程的一系列软件，包括定义、测试、分析、仿真、集成、使能、监控、跟踪等内容［2］。近年来，由于WFMS可以作为实现工作流程自动化的应用平台、信息管理系统的开发平台和应用系统的集成平台［3］，因此引起了国内外许多学者的广泛注意和研究兴趣。作为OA系统关键技术之一的工作流技术可以为提高综合办公能力、层次组织管理以及协作的多样性等提供先进的手段。运用工作流技术，可以提高效率，节约成本。
工作流建模是工作流技术中很重要的组成部分。通过一系列的过程定义，利用操作、事件、触发条件等过程因素，构造工作流模型，从而实现对现实流程的关系抽象［4］。在这一工作流建模过程中，只有保证工作流模型和系统目标同构，才能完全发挥工作流模型对过程开展的指导作用。图1为OA系统的工作流模型。
工作流系统中主要部件和数据的作用如下：
（1）过程定义工具被用来创建计算机可以处理的业务过程描述。它可以是形式化的过程定义语言或对象关系模型，也可以是简单地规定用户间信息传输的一组路由命令。
（2）过程定义为实现某工作目标而要完成的一系列步骤的描述。它包含了所有使业务过程能被工作流执行服务执行的必要信息。这些信息包含起始和终止条件、各个组成活动、活动调度规则、各业务的参与和需要做的工作、相关应用次序和数据的调用信息等。过程由活动和相关数据组成。
（3）活动是过程中的每一个步骤。活动可以是程序活动或过程活动，活动通过分配给能够执行活动的用户执行。
（4）数据流是活动中间交换信息和映射。工作流管理系统（WFMS）使用这些数据确定工作流实例的状态转移，例如过程调度决策数据、活动间的传输数据等。工作流相关数据既可以被工作流引擎使用，也可以被应用程序调用。
（5）控制流是活动间的执行顺序，包含被工作流执行服务（WES）和引擎管理的系统数据，例如工作流实例的状态信息、每一活动的状态信息等。
（6）工作流引擎负责解释过程定义，并进行过程实例化和过程执行控制、任务调动、日志维护、通过应用程序接口（API）调用应用程序、提供监督和管理功能等，还提供与工作流参与者之间的接口。
在OA系统的办公业务流程中，公文的审批和会议管理工作等都可以作为较典型的工作流过程实例。工作流Petri网的描述
Petri网是当代德国数学家C．A．Petri定义的一种通用模型，用以描述存在于条件与事件间的关系。它是一种可用图形表示的组合模型，具有直观、易懂和易用的特点，很适合工作流的表达。工作流是由一组相关活动构成，活动是完成一项任务所要进行的多个操作的统称［5］。各个相应的部门所完成的活动就称之为任务，每项任务包括任务的内容、任务的状态、任务的执行结果。
Petri网中控制流极为重要，它控制流程的走向。控制流的结构分为顺序结构、并行结构、或条件结构、循环结构等，如图2所示。
对OA系统中的公文审批流程采用图3表示。它有公文起草、公文校核、公文审批、公文修改、公文核发、公文打印、公文分发和归档等组成，能够满足公文审批的需求。对应各个过程有公文撰写员、校核员、审批会签人员、核发员、打印员和分发归档员等人员岗位。对该流程可以进行Petri网的描述（见图4）。先定义位置N用圆表示，跃迁M用矩形表示。
N1代表公文撰写员，N2～N7分别表示校核员、审批会签人员、核发员、打印员和分发归档员等；而M1～M8分别代表公文起草、公文校核、公文审批、公文修改、公文核发、公文打印、公文分发和归档等，其中M3和M7表示审批会签人员。N0表示公文归档处理。
系统根据用户的角色和审批权限决定工作列表，和审批有关的操作主要提交审批申请、同意和不同意等，以此决定公文的数据流向。采用这种工作流的设计思想，可以体
现办公的自动化和高效率，也可以满足用户变化的需求。OA系统的B／S结构
软件体系结构的设计是整个软件开发过程中的关键点。对于应用系统软件来说，特别是一些较为复杂的软件系统，没有一个合适的体系结构而要有一个成功的软件几乎是不可想像的［6］。不同类型的系统需要不同的结构体系，系统的设计往往很大程度取决于体系结构的选择。本文采用基于B／S网络结构体系，来开发OA系统。图5显示系统的B／S体系结构。B／S结构将OA系统中的三要素（数据、功能、行为）分离，形成前端客户层，负责可移植的逻辑表达；中间的应用层，允许用户通过将其与设计应用隔离而共享和控制业务逻辑；后端的设计隔离和服务层，提供对专门数据服务的访问，处理客户端与数据库间的数据流。与C／S结构体系相比，其优点在于：
（1）不必开发专用的客户端软件，在用户端不需要增加任何代码，用户只需使用现行的浏览器，其操作十分方便，简单易学，界面统一，降低了用户学习新知识的难度，用户易于接受，这样既节省了开发时间，也减少了系统出错的可能性，降低了维护费用。
（2）网络应用系统跨平台，兼容性好，保护原有的软硬件设施，原来的网络、操作系统、数据库都可以很容易地加以利用，可以使系统在最短的时间内发挥效益。
（3）技术上相对成熟，投入费用少，系统维护简便，简单易用，见效快，回报率高。应用Web技术，OA系统只需在服务器上集中实现和配置的维护、管理，大大降低了用户用于软件系统维护和升级的难度和费用，使办公自动化更加容易实施，用户投资风险小。
（4）系统运行稳定、安全、可靠，并可进行扩展。
（5）软件移植容易，并可以进行严密的安全管理。
另外，B／S层次分离的优势体现在界面风格统一为浏览器，并具有统一的语言格式、统一的传输协议，系统管理简单，能够优化资源，可支持异种数据库和方便信息发布等。OA系统的功能简介
OA系统作为现代化的办公系统，不仅要有办公事务处理的功能，而且还必须具有办公业务的管理功能（如对公文流转的支持等），以及人力资源的管理等诸多功能，以增强OA系统办公处理能力。
OA系统的设计内容包括如下几个模块：日程安排、备忘提醒、公告板、自我工作、项目管理、客户管理、人力资源、办公用品管理等，支撑模块有资源库、系统管理、用户管理、系统日志等。各个模块定位明确，相互依赖。其核心为两大模块：自我工作和项目管理。自我工作模块实际依托的是工作流技术，是工作流技术的具体体现，它针对办公的业务流程，详细的记录和反映整个工作全部过程。整个OA系统的功能结构见图6。
OA系统的各个模块各自独立，又相互依存，组合成一个完整有机的整体。
公文管理模块主要包含撰写、收文、发文、传阅和归档，可对文件的会签和审批过程进行跟踪、全程催办和统计；个人信息管理包括日常安排、重要提醒和提供邮件服务等，帮助安排和处理个人事务和日常工作，采用多种形式及时提醒个人重要事务，如参加会议、重要约会时间等，它具备电子秘书的功能，使自己能够合理地安排工作时间；项目管理模块可以进行多重任务的规划和设立，进行项目管理的多种管理工作，如项目的交流、项目的预算、费用的统计，对项目工作的进展进行跟踪管理，并具备进行项目协调的功能，可以对项目参与者进行管理，发挥团队作用；自我工作模块主要基于工作流技术来完成工作的全过程，从一项工作的确立，涉及各个工作步骤流转直到工作结束的整个过程，它可以选择下一步工作的接管人，添加必要的工作附件，办理人员可以查看工作附件，并填写自己的办公意见等；会议管理主要组织制订与审批会议计划、预定会议室、确定参加人员和安排、发送会议通知，以及记录会议纪要；公共信息具有提供公告栏、综合信息、人员外出、电子讨论和信息快报等功能；人力资源模块提供人力资源管理功能，可以方便地了解掌握关于员工的多种信息、编排员工培训计划，合理进行人力资源的规划、人事档案管理和政策法规文件管理。用户管理主要授权用户登录系统，设置账号和权限等，系统管理主要功能管理员对系统栏目编辑，选择公文流转部门，设置用户LOGO，还可运行其他Web应用程序等；资源库模块提供各种文档资料，供用户查询和阅读，也可发表自己的意见，常用文档可以收入自己的文件夹，但文件分机密等级，查阅、修改等均根据权限确定。
为了实现OA系统的多项功能和维护数据流，需进行基于网络的数据库开发，首先必须建立基于网络数据库的开发环境，在此基础上才能进一步开展工作。系统平台配置要求：
服务器端：网络操作系统Windows 2000 Server中文版，网络协议TCP／IP，Web服务器MicrosoftIIS5．0，数据库系统Microsoft SQLServer 2000。
客户端：Microsoft windows 98中文版或Microsoft workstation4．0、IE5．0中文版。
开发工具：ASP4．0、Microsoft VisualInterDev 6．0和Macromedia Dreamweaver UltraDev 4等。结 语
本文研究基于工作流管理技术和采用B／S结构的OA系统，能够将办公等诸多项工作集成在一起，通过Internet／Intranet进行办公业务处理，提供数字化办公环境。采用SQLServer 2000数据库作为后台支撑，设计开发了OA系统。系统提供规范、灵活的办公流程管理，具有功能齐全、使用方便、安全性好、可靠性高等特点，并已得到实际应用。科学化的管理需要依靠现代化的办公工具，智能化决策、无纸化办公已经成为政府部门和企业现代化管理的趋势，而办公自动化系统将在现代化的管理中发挥越来越重大的作用。
参考文献：
［1］ 陆 侗，胡奖荣．办公理论与协同OA的模型研究［J］．北京机械工业学院学报，2000，15（1）：35－41．
［2］ KimY，Kang S，KimD，etal．WW－FLOW：Web－based workflowmanagement withruntime encapsulation［J］．IEEEInternet Comput－er，2002，4（3）：55－64．
［3］ 尹建伟，陈 刚，董金祥．柔性工作流动态行为建模方法［J］．计算机辅助设计与图形学学报，2002，14（10）：1－7． ［4］ LIUK，ONGT．Amodeling approachfor handling business rules and exception［J］．The ComputerJournal，1999，42（3）：206－223．
《办公自动化系统》技术需求文档 第8篇
1.1 办公自动化的概念
办公自动化简称OA, 是英文Office Automation的缩写。OA属于一门综合性较强的技术, 它是上个世纪70年代中期发达国家为了解决企业办公业务量激增而研制开发的一项技术。OA通过对先进科学技术的利用, 使人们能够借助各种设备处理一部分办公业务, 以此来达到提高工作效率和质量的目的。OA集多种学科于一身, 其中主要包括行为科学、社会学、管理科学以及系统工程学等等, OA最为显著的特点就是多学科互相交叉、相互渗透, OA的应用标志着企业管理现代化的实现。随着OA的推广使用, 进一步促进该技术的发展和完善, 截止到目前, OA基本已经进入到了成熟期, 这主要体现在OA的硬件设备不断更新以及相关的软件也层出不穷。以美国而言, 它的OA产品以每年将近20%的速度持续增长, 其中硬件发展的费用约合人民币7500多亿元, 软件费用更是高达2000多亿美元。现阶段, 美国大约85%以上的信息产业都实现了办公自动化, 而我国由于对OA的研究和应用方面起步相对较晚, 在未来还有很长的一段路要走, 想要实现OA的大范围普及应用, 除了需要加大硬件设备的研发力度之外, 各类配套软件的开发也非常重要, 尤其是与之相关的软件开发技术。
1.2 办工自动化的功能
支撑办公自动化的技术主要包括计算机技术、自动化技术和通信技术, 若是从物化的角度上讲, 实质上就是办公自动化的硬件和软件。对于OA的硬件系统而言, 最为重要的有计算机、网络、通信线路以及终端设备等。计算机是办公自动化实现的平台和载体, 用户的所有操作都需要在计算机上完成;网络与通信线路则是实现信息交互、共享和传递的媒介, 其将系统连接成为一个有机的整体;终端设备则主要负责采集和发送信息, 并兼具与外界联系的任务, 如打印机、显示器、绘图仪等。
OA的软件大体可分为两种, 一种是系统支撑软件, 另一种是应用软件。其中支系统撑软件主要有Windows2000、Windows XP、Unix等, 它们的主要作用都是维护计算机正常运行以及对计算机进行管理;OA的应用软件又可分为两类, 即通用类和专用类, 通用软件是大众化的办公软件, 如Word、Excel等, 而专用软件则是指针对特定企事业单位、机关、部门开发的办公软件, 如事业单位的文件处理软件、企业集团的财务报表和市场分析软件等等。由于OA本身是服务于办公业务的, 所以其应当具备以下功能:完善的文字处理功能、语音处理功能、数据处理功能、图像处理功能以及通信功能等等。
2. 办公自动化系统软件的开发技术研究
2.1 办公自动化系统软件开发平台
目前, 较为常用的OA系统软件开发平台主要有以下几种:
2.1.1 基于关联数据库的管理系统。
基本上所有管理信息系统的开发采用的都是前台开发工具来制作用户界面, 而后台则负责实现数据库管理。前台开发工具比较常用的有Visual Basic、Power Builder、Delph等等, 这些全都属于面向对象、可视图形界面、快速交互式的软件开发工具, 它们具有多种连接方式与数据库相连接;而后台常用的关系数据库管理软件有SQL Server、Oracle和Sybase等。此类系统软件开发平台具有数据处理能力强、开发工具使用范围广及访问速度快等优点, 并且能够以较快的速度创建出电子商务及数据仓库。唯一的缺点是安装维护比较困难, 从而使得开发工作量相对较大。
2.1.2 基于群件系统的OA软件开发平台。
目前, 现代化办公管理中往往需要涉及多人共同协作完成某一项任务, 这就需要彼此进行信息交互, 以实现工作上的协调配合。群件便是针对用户的这一需求开发出来的产品, 它不但能够促进群体之间的交流和沟通, 而且还能进一步提高群体的工作效率。群件是一个及文档存储、通信处理和多种应用开发环境于一身的软件, 它能够支持不同计算机平台下的网络数据传输与共享, 群件最为基本的特征之一是通信功能, 这是因为它需要支持工作组员之间跨时空、跨地域的信息资源交流与共享。群件管理所针对的对象是文本, 目前群件系统的主流开发平台有Lotus Domino/Notes、Microsoft Exchange Server等等。其中Notes以其特有的RADD技术获得了软件开发人员的青睐, 由此成为该系列产品当中的典型。Notes的优点是系统可扩展性好、稳定可靠、开发周期短、简单易用、信息处理效率高、能够与Web应用相结合等。缺点是结构化数据处理能力较差, 不擅长复杂数据的计算和统计等等。
2.2 OA软件的开发方法
对于OA软件而言, 它的开发技术和方法对软件的功能起着至关重要的作用, 技术和方法选择的正确与否, 直接影响软件开发的成果, 换言之, 只有选择最为恰当和先进的技术, 才能确保开发出来的OA软件在使用功能和寿命上更加完善。下面本文提出一种三层框架结构的OA软件开发模式, 期望对软件开发人员有所帮助。
2.2.1 模式简介。
本文所提出的这种OA软件开发模式是一种全新的构想, 具体是采用信息交换平台和数据库共同组成软件开发平台, 并以Web作为后台的开发模式。
2.2.2 关键技术。
(1) 接口技术。由于Web服务器本身无法实现与用户之间的信息交互, 故此Web访问数据库需要借助接口程序来实现。通常情况下, 可将Web访问数据库分为两大类:一类是借助中间件将Web与数据库服务器连接到一起, 另一类则是将应用程序直接下载到客户端上对数据库进行访问。比较常用的中间技术有CGI和API等, 其中CGI是用户计算机Web浏览器、Web服务器与CGI程序之间互相传递信息的规范, 当Web用户发出请求后, 相关数据便会通过Web服务器直接传送给相应的CGI程序, 当CGI接收到这些数据信息后, 便会进行分析处理, 然后生成HTML或是其它类型的文件, 再经由Web服务器传回给用户。 (2) ASP。ASP作为Web服务器端的一个开发环境, 通过对它的利用能够产生高性能的Web服务应用程序。因为ASP本身是基于服务器端进行解释执行的, 所以开发人员不需要考虑浏览器的问题, 并且ASP还具有较高的安全性, 如虚拟目录访问权限、隐含脚本等等。
2.2.3 应用服务器。
数据库系统一般分为以管理海量文件、图标、音视频等文档数据库和关系型数据库, 为了使系统性能更加完善, 可以采用文档数据库和关系数据库相结合的方式构建内部信息网。文档数据库能够提供工作流平台和版本控制能力, 而惯习数据库则能够提供快速关联能力, 借助WWW技术便可将二者结合到一起构成一个具有强大综合功能的信息系统。
摘要：随着计算机网络的大范围普及, 为办公自动化的实现提供了基础条件, 这在一定程度上推动了办公自动化系统软件开发技术的发展和完善。基于此点, 本文首先对办公自动化进行概述, 并在此基础上对办公自动化系统软件的开发技术进行研究。
参考文献
[1]王玉叶.刘毅敏.彭浩林.基于数据库技术的办公自动化软件的设计与实现[J].计算机时代.2010 (5) .
[2]蔡宗慧.浅谈“宏”与”VBA”在办公自动化软件开发中的应用[J].电脑知识与技术 (学术交流) .2007 (23) .
[3]袁鲁.刘建平.安丰勇.毕秋军.李林苍.基于Web技术的办公自动化软件的开发[J].河北工业大学学报.2009 (10) .
[4]王俭学.报信息管理及编辑办公自动化软件的开发与应用[J].苏州城建环保学院学报.2009 (7) .
《办公自动化系统》技术需求文档 第9篇
关键词：办公；自动化；行政
一、现代办公自动化系统的主要特点
现代办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。它是提高办公效率、办公质量和实现科学管理与科学决策的一种辅助手段。现代办公自动化系统是由计算机、通信网络和自动化办公设备以及相应的软件所组成的人机信息处理系统。具有办公信息采集、加工、传输和存储等功能，对文字、数据、语音、图形、图像等信息能进行综合处理。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
二、现代办公自动化系统的应用范围
办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。 这些都需要办公自动化的辅助。
办公自动化在企业事行政管理中的应用包括以下内容：
（一）公文档案管理
公文档案管理OA解决方案系统实现了收文管理和发文管理的自动化，功能包括我的收文、发文拟稿、发文草稿、发文查阅、发文设置、签收公文、收文查阅、收文设置等，并且公文的正文支持修改留痕、手写签名、套红头、签章等各种应用。可灵活设定公文流程，自动进行流程跟踪、催办、查办，并可归类存档和检索。
（二）公共信息管理
公共信息包括组织机构、机关最新动态、规章制度、政策法规、办公办事指南、工程建设、信息发布等功能，内部用户可通过本系统平台，查询政府内部相关资料，以及相关动态信息。
（三）论坛管理
论坛为内部的工作人员提供非正式的沟通交流平台。用户可通过论坛管理将更好的利用现代化网络资源，实现讨论发布、信息交流、信息共享，达成共识等功能。
（四）会议管理
协同办公平台通过会议管理模块可实现对视频、非视频会议相关的各种资源的管理。
（五）任务管理
任务管理包括自己给自己安排的任务和领导安排给我的任务，任务管理子系统的目的在于规范工作的目标，领导对任务能进行实时管控。
（六）知识管理
知识管理解决方案可以实现如下功能：文件及目录操作、资料共享发布、文件检索、日志管理、文件回收站等。
（七）邮件管理
个人在日常工作中有可能会给外部的人员发送电子邮件或者接收外部人员发给我的电子邮件，邮件管理子系统提供基于Web的Email发送、阅读和存储、查找功能，并支持邮件转协同。
（八）人事管理
主要包括组织机构管理和部门管理，内部人员的调动、请假、出差、离职等人事相关流程，考核和合同管理。
（九）车辆管理
办公室及下属单位拥有一定数量的车辆，车辆的管理成为日常事物中的一项重要工作。本系统要实现集中管理车辆的基本信息、运营、维修、事故、违章等一系列信息，有效跟踪管理每台汽车的使用状况，提高工作效率，使企业车辆管理更加科学、更加规范。
（十）物品管理
物品管理主要对各单位内部的办公用品进行采购、领用管理，对分支机构及部门内部办公用品的费用分摊以及分支机构、部门内部领用的数量进行统计。
（十一）设备管理
设备管理的主要作用是完成单位设备日常业务的核算和管理，按部门和单位实现对设备资产的基本信息录入、查询、采购、领用、调拨转移、维修折旧等管理。
（十二）督办管理
每一个任务（包括公文处理、个人任务、部门任务等）一般都有一个标准的办理时间，甚至是细化到每一个流程中处理节点的办理时间。因此协同办公系统针对每一个任务流程的每一个处理节点设置了标准办理时间，如果超过这个时间，可以通过催办、督办、提醒等方式提醒处理人处理。
（十三）移动OA办公管理
移动办公是一套将移动通信元素与协同办公系统有机的结合在一起，集日常办公、信息查看、内部通信等多项功能为一体的在线办公沟通工具；为实现信息沟通和资源共享，尽量节省投资，应对终端手机有较高的兼容性，不同平台及智能程度的手机终端能实现相同的功能。
通过办公室自动化系统，办公室工作人员能1、能迅速处理各种文书、资料，包括输入、编辑、拍板、修改、打印、储存等功能的文字信息处理；2、能收集、生成报表统计、账目计算、日常事务管理的数据信息处理； 3、能高效率、大容量地登记、分类、储存、检索各种信息资料的信息查询；4、能在网上下载资料、发布信息、传递文件，运用电子信箱进行网络通信等处理。实现公文、档案、秘书、信息宣传、办公等日常工作全程网络化、无纸化。
三、办公自动化的意义
（一）办公自动化系统是行政办公室不可或缺的工具。在信息时代，办公自动化系统已经取代了工业社会的笔墨纸张，使办公室各项工作的效率更高，质量更优。
（二）办公自动化系统有效降低了办公室的工作成本。行政办公室的工作成本可以定义在各项工作过程中，投入的人力，财力和物力。
（三）办公自动化系统提高了办公室的工作效率。在经济和信息全球化加快发展的形势下，工作绩效已经成为市场竞争中的一个极其重要的竞争因素。
《办公自动化系统》技术需求文档 第10篇
大英县蓬莱镇人民政府
关于贯彻落实全县办公室系统业务培训会的情况汇报
中共大英县委办公室：
2012年8月30日，由中共大英县委办公室、大英县人民政府办公室等部门组织召开了全县办公室系统业务培训会，我镇安排相关人员参加了培训学习。会后，对此次会议精神及培训学习情况向镇主要领导作了传达和汇报，现就我镇贯彻落实情况汇报如下：
一、领导高度重视，认真组织传达
自全县召开了办公室系统业务培训会后，领导高度重视文件改版工作，立即组织办公室全体人员召开并传达了此次会议精神，会议主要从三个方面进行传达学习。
（一）认真领会领导讲话精神
会议传达了县委常委、县总工会主席杨文彬同志的重要讲话，并认真学习了办公室工作的三点体会和八个要求，并进一步强调了办公室人员应做好本职工作，当好参谋助手，发扬刻苦精神，发挥个人特长，精诚团结，敢于创新。同时勉励全体办公室工作人员“在落实中提高工作效率、在务实中增强服务能力、在工作中锤炼人品素质、在创新中加快成长磨砺”，切实推动办公室各项工作的开展。
（二）组织学习教学授课内容
会议安排县委办、县府办相关领导同志作了关于公文格式、公文处理、信息写作与调研、公文写作等相关知识的培训，并印发了相关培训资料。我镇结合办公室实际工作，组织全体人员互相探讨学习，解决实际问题，强化了文件改版工作的重要性，抓好了会议精神的贯彻落实，为办公室下一步工作开展奠定了坚实基础。
（三）强化办公室日常管理服务
办公室是党委政府的“形象窗口”、“综合展示平台”，在传达会上县府办主任黄杰林同志就办公室工作的开展及办公室人员基本礼仪进行了讲解培训，对日常工作中存在的八大问题进行了剖析，同时提出了建议及要求。最后强调办公室应当好“四部”，建好“四个团队”，强化“四心”。办公室全体人员认真学习内容，深刻剖析问题，进一步增强了个人思想意识和综合素养。
二、细化责任分工，明确工作任务
文件改版是推动党的文电工作科学化、规范化、高效化的重要举措。镇党委、政府安排分管负责办公室的领导亲自部署，抓好落实，确保文件改版工作按照各项要求落到实处。同时强调在推进工作中，注重从实际出发，厉行节约，避免浪费，并对办公室全体人员做了详细的责任分工，明确职责，确保文件改版工作稳步实施、扎实推进、避免失误。
三、扎实推进改版，严格贯彻执行
一是精心准备，做好版面设计。为保证我镇党委机关文
件改版工作与县委保持一致，办公室安排专人严格按照新的标准文件格式对改版文件的版心、版头和页边距等部分进行认真设计。
二是推进实施，做好文件印制。在改版文件的印制中，办公室人员严格执行文件印制，由办公室主任负责审核校对，减小文印错误。
三是严格管理，做好保密工作。根据上级党委要求，新文件印制格式标准按密级文件处理。为此，办公室严格遵守文件改版工作要求，做到保密管理、运转有序。
《办公自动化系统》技术需求文档 第11篇
Windows里打开某些文档或程序后，在“开始”菜单的“文档”子菜单中就会被Windows忠实地记录下刚打开过的文档资料的快捷方式。这的确为我们下一次打开该文档资料提供了极大的方便。但对于像我一样的上班族来讲，办公室中多人共用一台电脑，因此当你编辑过属于个人的较有隐蔽性的资料时，你下机后别人再次开机时就可以很轻易地据此看到。以防万一泄密，常规做法是事先以下面的方式清除掉相关记录：鼠标指向“开始→文档”并选中要删除的文档快捷方式名后，右键点选“删除”命令;或鼠标指向“设置→任务栏和开始菜单”命令后，在随后弹出的“任务栏属性”对话框中，找到“开始菜单程序”选项卡下的“清除”按钮并单击来清除“文档”菜单中的全部内容。但每次这样做未免麻烦，下面且跟我逛一趟，准保你使用过的文档记录中从“开始→文档”列表中自动清除!
STEP1：打开记事本，输入程序批处理命令：“del c:windows ecent*.lnk”，然后以“清除文档记录.bat”为名称保存到只有你自己知道的某一目录中，并设置成“只读”和“隐藏”属性。
STEP2：在刚才保存的“清除文档记录.bat”文件上单击右键后，点选“创建快捷方式”命令，将刚刚因此产生的已经变化为MS-DOS图标的“快捷方式 清除文档记录.bat”文件命名为“DEL”后，再将其剪切到“C:WINDOWSStart MenuPrograms启动”文件夹下，
STEP3：右键点选这个快捷方式文件“DEL”后选择“属性”命令，在随后的“属性”窗口中，先点开“程序”选项卡，从下面选中“退出时关闭”这一复选框并选中“运行”方式为“最小化”，再“确定”退出。
呵呵，这样子经过简单设置后，不管目前你所公用的机器上“开始→文档”快捷方式列表中已经记忆了多少个文档快捷方式(Windows 默认保留最近15个)，在你操作完毕关机走人后，不管是谁再来开机时，系统都将人不知鬼不觉地 先自动启动运行“删除你系统中Recent文件夹下的所有快捷方式”这一命令的。这就一劳永逸地让爱机在每次开机时自动删除“开始→文档”快捷方式列表的同时，也在一定程度上保护了你上次操作目标，难道不是一件极有意义的事情吗?
友情提示：此法仅适用于带MS-DOS方式的操作系统(如Windows 95/98)，而在不带MS-DOS方式的操作系统如Windows /XP等系统中不可用。
作者：李华
《办公自动化系统》技术需求文档 第12篇
基于高等院校的网络办公自动化系统
[摘 要] 介绍学院网络办公自动系统的主要功能,分析了内外网络连接的方法,根据具体需求情况,给出相应的应用方案,对涉及到的有关技术也做出了相应的研究与分析。
[关键词] 高等院校 网络 办公自动化
怀化职业技术学院是一所公办全日制高等院校,学院的办公环境还相对比较传统,初步实现了以计算机为核心的办公模式。最近几年来通过计算机技术在学院各部门的教学、科研、办公等各个环节的相互渗透,一定程度上提高工作效率和质量。
一、办公状况
学院办公行政部门以及各系或多或少都建立了挂靠在学院网站下的独立网页。各个部门信息共享率低,办公效率不太理想。办公室行政部门发出通知、会议精神和文件等没有通过计算机网络传输,而是通过人工方法,打印文稿一级级地传达。大概的工作流程还是通过费时、费力的电话及会议来完成。此工作方式现在效果不错,不过高效性无法达到。
随着学院改革发展上水平,提倡“低碳”节约型办学思路,可以利用刚刚改造好的高性能的校园网络,把校内信息共享给师生家长,真正实现网络办公自动化管理。
二、系统功能
根据学院的办公需求,系统至少应具备五个功能模块:
2.1信息管理系统(MIS)
信息管理系统(Management Information System),是一个以人为主导,利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备,进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护,提高效率为目的,支持管理高层决策、中层控制、基层运作的高度集成化的管理系统。主要指的是进行日常信息管理操作的系统,包括信息的发布、公文处理、文件管理和教学管理等。
2.2.网络应用
系统网络功能中包括各种的网络应用:收发电子邮件、浏览内网与外网网站、发布自己的公共信息以及与网内外其他人交流。所有这些都需要内网与外网之间通过相应的机制进行联接。
2.3行政事务管理
主要功能是对人事、财务、教务、后勤等进行管理,实现各管理部门的办公自动化。其中财务管理当中的数据安全问题尤为重要。
2.4会议管理
主要功能:对公文、校务信息、简报、报告等文件批示进行数据库存储管理;提交参会人员名单、发送会议通知等。
2.5个人事务管理
包括:个人计划管理、领导日程安排、电话簿、名片簿等与个人管理功能。其中领导安排以简报、报告、请示、会议活动通知为根据,安排领导出差,会议活动等工作。工作安排由办公室统一协调,系统可方便地浏览领导近期的活动安排。
三、系统网络拓扑结构
网络办公自动化系统,在网络结构上分为内、外部网两个部分,内部网主要用于学院内部各部门机构之间或上下级之间的信息交换、信息处理;外部网主要用于学院与外部用户的沟通及信息的发布和采集。将整个网络办公自动化系统模型的总体设计目标:建立一个以网络管理中心为中心,覆盖全院办公楼、教学楼和实验楼,各院系的通信枢扭。
系统网络拓扑结构示意图
系统网络不仅包括内外网常见的网络基础应用开发,如E-MAIL、WWW服务、论坛等,而且包括专用的应用程序开发,如前面的功能需求:信息管理系统(MIS)和其他的管理系统,相关的系统结构和实现方式各有不同。系统网络中的用户群不是很多,但是应用系统较多,为了保障系统网络安全,应该从网络连接设备、网络操作系统以及数据库当中着手相应的认证与授权。
根据部门关系和工作流程从逻辑结构上和物理结构上,合理规划逻辑子网、划分用户分组以及权限问题。数据需要保密的可以直接通过外网建立自身加密机制,开辟专有的数据通道,组件虚拟专用网络。系统网络的稳定性和可靠性是保障整个系统网络正常运作的重要条件。
四、结束语
网络办公自动化系统实现后,将为学院提供广泛的网络应用服务。主要功能有:文件服务、电子邮件、数据查询信息等服务。目前只有教务处的局域网已连接到了Internet上,教务管理实现了“无纸化”办公。由此,网络办公自动化系统的建设必将大大提高学院管理水平。信息时代在重视网络化办公、提高工作效率的同时,内部管理制度也是一个不可忽略的软因素。
参 考 文 献
[1] 吴华洋.高等院校办公自动化系统的设计实现[J].黑龙江大学自然科学学报,2005
[2] 王玉莲,亢临,李中青.学校办公自动化网络系统的设计思想[J].山西大学学报(自然科学版),1999
[3] 梁浩.一种通用办公自动化系统的设计与实现[J].计算机工程与应用,1996
《办公自动化系统》技术需求文档 第13篇
办公自动化(Office Automation,OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型办公方式，是信息化社会的产物。通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。使用办公自动化系统可以实现机关内部各级部门之间以及机关内外部之间办公信息的收集与处理、流动与共享等。
本文在开发办公自动化系统时，采用了面向对象软件开发过程，运用UML建模语言和Rational Rose建模工具，使用J2EE技术规范，遵循Rational统一建模过程，借助UML强大的面向对象的特征，降低了系统的复杂性，减少了系统的开发周期，规范了系统的开发过程，提高了系统的可靠性。
2 系统功能概述
通过对企业的内部组织结构，管理行为，日常办公事务，业务开展以及对企业原有的信息系统的调查，分析和研究，及对企业的管理需求，日常办公需求，业务需求的了解和分析，将办公自动化系统划分为十大子系统：日常办公，电子邮件，公文处理，档案管理，报表系统，会议管理，资产管理，信息系统，电子论坛和控制面板，如图1所示。
3 利用UML进行建模
在基于面向对象的技术的实际软件开发过程中，应用UML的统一建模方法由用例来驱动整个开发过程，分为捕获需求、分析、设计、实现和测试等阶段。每个阶段都是在前一个阶段的基础上进一步细化，呈迭代增量式发展。
3.1 使用Use Case图分析系统需求
本文采用用例分析的方法来分析需求，它的主要任务是识别系统中的参与者与用例，并建立用例模型。
3.1.1 识别系统参与者
参与者代表与系统接口的任何事务或者人，它是代表某一特定功能的角色。通过对系统的需求的分析，可以找出系统及各个子系统的参与者。
系统的参与者有三种类型：普通OA用户，系统管理员和具有某类权限的系统用户(档案管理人员，资产管理人员，信息管理人员，论坛管理人员，公文流程管理人员，报表流程管理人员，会议流程管理人员)。
3.1.2 建立系统用例模型
用例是系统行为的动态描述，通过用例建模，描述对系统感兴趣的外部角色及其对系统(用例)的功能要求
1)用例捕获某些用户可见的需求，实现一个具体的用户的目标。
2)用例由参与者激活，并提供确切的值给参与者。
3)用例可大可小，但它必须是对一个具体的用户目标实现的完整描述。
通过提出一些问题，例如参与者的任务是什么，有参与者将要创建，存储，改变，删除或者读取系统中的信息吗，等等问题。通过回答这些问题，分析系统中存在的重要功能，得到系统用例模型及其中的公文处理子系统用例。
图2中的公文处理子系统用例图还可以进一步细化，细化后可以获得发文处理子系统中发文管理用例图。
3.2 使用Class图建立系统的静态模型
无论是面向对象的分析，还是面向对象的设计和实现，类图都是核心技术，UML中的类图和对象图具有极强的表达能力，可以用来表示系统中类和类之间的关系。
类图是用来描述系统的一种图示，是一种静态模型。类图表示系统中需要处理的事务，类与类之间可能有多种关系，这些关系都体现在类图的内部结构中，通过类的属性和操作反映出来。
在对系统分析后，通过对系统进行设计，细化出系统的类，建立类与类之间的关系，形成系统的类图。图4表示的是本系统其中一个部分即发文管理模块的类图。
根据发文管理模块用例图所示，由流程管理人员完成工作流流程模板的定制，由相应的办公人员对发文进行起草，再由具有相关权限的办公用户浏览发文列表，为指定的起草好的发文选择相应的发文流转流程，发起发文流转。所以，我们设计了以下类来完成本模块的功能：
工作流程类Flow，完成与工作流程相关的流程操作。收文处理类Rfile，负责完成收文管理的相应操作。公文及会议通用函数类FileMeet，完成公文以及会议管理公用操作。
同时，上述类还要调用到以下两个被调用类：系统业务基础表操作类Basic和数据库表读写格式管理类TableCtrl。
其中Sfie类和Flow类之间是单向导航关联，因为发文处理类要管理相应的工作流程。同时我们将公文及会议管理的一些公用函数组织到一个FileMeet类中，以供以上两个类调用。此外，上述类都要调用到Basic类和TableCtrl类。
3.3 使用Sequence图建立系统的动态模型
系统的动态行为模型可以由交互作用图(时序图和协作图)，状态图，活动图来描述。时序图表示了随时间安排的一系列消息，可以表达场景，即一项事务的特定历史。
时序图的一个用途是显示用例的行为序列。当行为被发现时，每个时序图中的消息同对象的操作或状态机中迁移上的事件触发相一致。时序图用来描述对象之间动态的交互关系，着重体现对象之间消息传递的时间顺序。当收到消息时，接收对象立即开始执活动，即对象被激活了。图5是公文拟制时序图，描述了公文拟制整个过程的交互关系。
用户登录后,可在自己权限范围内拟制相应的公文,首先建立公文的基本内容,包括公文的文号、类型、紧急程度、发文单位、主送单位等,基本内容成功保存后可以编辑公文的正文。在公文基本内容建立之后可以定制公文流程,根据该公文实际需要经过的单位和人员,定制相应的流转路径。
在公文定制之后,在进入流转之前用户可以对其基本内容、正文和流程进行修改。当确认公文内容及流程定制成功之后,该公文就可以进入流转,根据公文流程向办理人发送办理请求。
4 系统的实现
在系统实现阶段，使用面向对象程序设计语言进行代码编写，采用J2EE(Java的企业版)技术规范，采用了三层Web应用体系结构———客户层，Web层和数据库层，遵循MVC设计模式，使得应用逻辑和界面显示分离，客户端与数据库服务器端分开，同时提高了数据库的访问效率。
J2EE技术规范具有平台无关性的特点，在系统的实现时采用JSP,Servlet,Javabean以及JDBC,JavaMail等技术，提高了系统的跨平台能力，而且易于实现本办公自动化系统和其他系统的通信和集成。
同时，数据库管理系统采用Microsoft SQL Server 2000,Web服务器采用Resin,服务器端操作系统采用Windows 2000 Server,建模工具使用Rational Rose,开发工具使用JBuilder 10和MacroMedia DreamWeaver。
5 结束语
面向对象技术是现代软件开发中一项重要技术。统一建模语言UML适用于以面向对象技术来描述任何类型的系统，并且适用于系统开发的不同阶段。采用J2EE技术规范和MVC模式，可保证系统的可扩展、易维护，并能保证系统的稳定运行。
参考文献
[1]Ivar Jacobson,Grady Booch,James Rumbaugh著.周伯生,冯学民,樊东平译.统一软件开发过程[M].北京:机械工业出版社,2002.
[2]吴洁明.软件工程基础实践教程[M].北京:清华大学出版社,2007.238-245.
现代办公自动化系统设计 第14篇
关键词：工作流；办公自动；Lotus Domino/Notes体系结构；系统设计
中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 03-0000-02
Design of Modern Office Automation System
Deng Na1,Ding Xun2,Tan Xu2
(1.Hunan Vocational and Technical Institute of Modern Educational Technology Center,Changsha410004,China;2.Hunan People's Broadcasting Station,Changsha410007,China)
Abstract:With the demand of nowadays office automation system,completely analysis each key link of the work flow,and chose Lotus the Domino/Notes architecture to be the platform who had the sole construction documents database and the electronic mail system,automated and the standard Web service,the application and development environment.Take some university hypothesized work system as the example,has made the system design and the network topology plan,and finish the office automation system design finally.
Keywords:Work flow;Office automation;Lotus Domino/Notes architecture;System design
一、前言
如今办公自动化系统已经逐渐在各大企业、高校里面普及了，它是整个办公系统信息流通一个重要枢纽[1]，随着社会需求的发展办公自动化系统也在一代一代的更新，目前办公自动化系统已经从最原始的纯的数据处理走向信息处理[2]，信息处理的好处就在于内容包含更丰富，信息量大，而其新的软件平台也提供能很多实时性的操作，所以现在的办公自动化的研究是信息处理向知识处理的飞跃[3]。
在工作流的基础上，并且借鉴许多企业办公的程序，如今各大企业部门信息化发展的速度惊人，一个高效合理的办公系统是一个良好企业的经济保障，一个完备的工作流系统应该具备诸如日历、公文、公文归类、群讨论的功能，Lotus Domino/Notes为平台能胜任开发出一整套适合日常行政办公部门，设计一套虚拟的大学办公自动化系统。
二、办公自动化的概念及其定义
从1993年开始，随着办公自动化的需求和当时的软件开发环境的支持，国际工作流管理联盟同时也成立了，这标志的办公自动化的技术已经开始步入较为成熟的阶段。为了规范工作流产品，国际工作流联盟实施了一个统一的规范，将办公自动化系统相关的术语、体系和结构对应的编程方面的内容制定了一套标准。工作流管理联盟对办公自动化系统的定义是：工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程，它根据一系列过程规则、文档、信息或者任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行。图1显示了与办公自动化相关的基本概念及其联。
三、Louts Domino/Notes群件系统介绍
现在的软件开发办公自动化平台的软件主要是Domino/Notes平台，因为它包含了下列几项核心技术：
1.非结构化数据库技术
2.自带开发工具，提供高效开发环境技术
3.完备的电子邮件技术
4.知识管理技术
作为一种先进的独特架构的Lotus Domino/Notes具备文档数据及Email系统，而其为办公自动化提供了标准的Web服务和想对应的应用程序和开发平台，为实现企业级的知识储备管理和信息集成环境提供了基础，Lotus Notes特点就是支持群组工作及群件，同时也能胜任一群人在不同的地区协同操作，被称为开放式的信息共享平台。他的组成包括一系列的基于适应通信基础设施的文档数据库，另外他还同时兼有分布式储存和通信的特点。
四、虚拟系统设计
现在根据我们单位的情况，结合现在办公自动化的需求针对本校建立了一套虚拟的工作流系统，本校的办公设置主要包括二级学院、教育管理、人事、財务和后勤部门，办公自动化系统的目的就是完成部门间的上传下达、公文传递和信息交流沟通，提高整体的办事效率。
本校办公系统的组织结构如图2所示
现在主要从整个系统的可靠性、易扩展性、易管理性和高安全性这些方面制定系统的设计规划，下面是一个初步的方案。
现在设计的整个办公自动化系统都是建立在NT平台之上，结合性能稳定的Windows NT 4.0做网络操作系统，基于TCP/IP协议，系统中的各个节点的IP地址和发送站的IP地址在不同的一网段中的时候，可以经网关路由器激活，将信息包传送到其他的段的地址进行查找。
五、小结
通过对本校各部门的需求收集，采用Lotus Domino/Notes作为整个系统的应用开发平台。Domino本身就是具备集成通讯、群组协同工作及Web相关开发应用服务器的平台；而Lotus Notes提供的是一种非常先进的设计架构，集成了文档数据库，使得处理公文、邮件、文档等这一类的非结构化信息，使得处理公文、邮件、文档等这一类的非结构化信息非常方便；Notes的复制功能是两个服务器之间保持同步；另外，其集成化的开发环境、强大的电子邮件系统也是促使我们选择LotusDomino/Notes作为应用平台的原因。
参考文献：
[1]李长树.办公自动化系统的设计方法与实施策略.计算机应用研究,2000,7:47-50
[2]施伯乐.办公自动化.北京:复旦大学出版社,2007,5
《《办公自动化系统》技术需求文档14篇(全文)》
